Fiche métier Office Manager, Un métier à découvrir !

Fiche métier Office Manager, Un métier à découvrir !

Office manager

Qu’est ce qu’un Office Manager?

L’office manager est un poste que l’on retrouve dans les pays anglo-saxons, c’est un métier à découvrir.

Au sein de l’entreprise, il est chargé d’assister son supérieur hiérarchique qui doit se concentrer sur les aspects commerciaux et managériaux de son travail laissant à l’office manager le soin de s’occuper de toute la gestion administrative.

Au quotidien, il participe au bon fonctionnement du service ou de l’entreprise en le coordonnant et en le supervisant avec soin pour s’assurer que tout fonctionne correctement

Quel est son rôle ?

Il existe deux types de gestionnaires de bureau aujourd’hui. Le premier est en début de carrière et le second est plus senior, en milieu de carrière, déjà expérimenté.

Office manager en début de carrière

En début de carrière comme office manager, vos premières responsabilités seront principalement dans la coordination des bureaux.

Vous assisterez les équipes et le personnel, gérerez la gestion opérationnelle des services généraux et transmettrez les informations aux services comptables.

Office manager expérimenté

Bras droit des opérateurs généraux, les office managers expérimentés ont un rôle transversal dans la structure de l’entreprise et sont responsables des projets stratégiques. Ils sont également chargés de coordonner la gestion des ressources humaines, de gérer les finances et les budgets et de superviser les services généraux.

En résumé : l’Office Manager est la clé du succès de toute organisation !

Quelles sont ses missions ?

Les fonctions de l’office manager consistent généralement en une combinaison d’assistance exécutive de haut niveau et de gestion administrative, événementielle et comptable. L’OM est généralement chargé de gérer plusieurs missions en même temps :

  1.  Servir d’intermédiaire entre les hauts fonctionnaires pour échanger des informations ;
  2. Aider à résoudre les problèmes d’organisation qui se posent au sein de l’entreprise (comme les changements de personnel) ;
  3. Organiser des événements.

 Gestion de l’assistanat du directeur général

La mission essentielle de l’office manager est d’assister le directeur d’une entreprise ou d’un organisme dans la réalisation des opérations administratives. Ces tâches comprennent le traitement du courrier, l’organisation des ordres du jour et des réunions ainsi que l’achat de fournitures pour un bureau. Un travail de recrutement est également effectué par cette personne qui s’assure que toutes les tâches administratives sont correctement traitées.

Transmission des informations

Il incombe à un chef de bureau de gérer les appels téléphoniques. Il doit recevoir, trier et traduire les messages pour ses supérieurs après avoir fait le tri de l’essentiel. Il/elle prépare et présente également des rapports ainsi que des bilans

Gestion de la trésorerie

Selon la taille de l’entreprise, un office manager peut également être responsable de la gestion du budget, c’est-à-dire de la préparation et du suivi des budgets pour s’assurer qu’ils sont respectés dans la réalité ou par d’autres personnes qui s’occupent de tâches liées à la comptabilité telles que la planification fiscale ou le contrôle des finances. Il est également chargé de superviser les projets qui ont été planifiés mais pas encore mis en œuvre et de suivre leur évolution dans le temps afin que tout reste sur la bonne voie.

Communication interne et externe en gérant les flux d’informations

L’OM assure la communication entre le directeur général et ses différents interlocuteurs internes (services, personnel, instances représentatives ou encore les différentes équipes de l’entreprise). Il gère également la communication externe. Il est en charge de tous les contacts avec les clients, les fournisseurs, les banques, les partenaires sociaux…

Quelles sont les compétences requises pour devenir Office Manager ?

  • avoir le sens des priorités
  • Bon relation
  • capacité d’écoute
  • Adaptabilit
  • maîtrise des logiciels de bureautique
  • S’exprimer à l’oral ou à l’écrit

Dans quels secteurs recrute-t-on ?

Vous pouvez trouver un poste de chef de bureau dans les petites et moyennes entreprises (PME) ou les petites entreprises d’une dizaine de salariés.
Les cabinets d’expertise comptable, les cabinets d’avocats et les entreprises actives dans le domaine des nouvelles technologies sont les principaux recruteurs qui exigent ces qualités.

Quelles sont les qualités personnelles requises?

Le rôle de l’Office Manager est d’apporter un soutien à toutes les équipes. L’OM doit être capable de faire face à différents contextes et interlocuteurs, parfois même à des personnes ayant des personnalités différentes. Ses responsabilités sont également variées : il peut faire le lien entre les employés et les managers, traiter des questions relatives aux finances, aux services généraux ou aux ressources humaines, ou encore organiser des événements au nom de l’entreprise.

La débrouillardise et la discrétion sont également des compétences nécessaires à ce poste, car on peut faire appel à lui à tout moment pour de nombreux types de tâches, par exemple : bien écouter lorsqu’un employé demande des informations sur quelque chose en rapport avec les finances ou les services généraux ; s’occuper discrètement mais efficacement d’événements particuliers (comme la restauration)

Quelles sont les compétences techniques attendues?

Le chef de bureau est responsable de toutes les tâches liées aux opérations administratives d’une organisation. Une des exigences pour ce poste est une parfaite maîtrise de Microsoft Office, typiquement Word, Excel et Powerpoint.

D’autres exigences comprennent d’excellentes compétences linguistiques en français, tant à l’écrit qu’à l’oral:
Elles sont nécessaires pour rédiger du courrier ou divers documents ainsi que pour négocier avec des visiteurs(étrangers) au téléphone ou en personne.
En plus de l’anglais qui doit être un atout étant donné qu’il est souvent obligatoire de parler une langue étrangère: généralement soit l’allemand, l’espagnol ou le mandarin

Ces compétences s’acquièrent avec le temps car l’expérience fait qu’elles sont obtenues automatiquement sans avoir eu de formation préalable

Comment devenir Office Manager ?

Il n’existe pas de formation spécifique à la gestion de bureau car le concept et les tâches sont très récents. Dans la plupart des cas, les recruteurs exigent un niveau bac+2 : BTS assistant de gestion et/ou PME-PMI assistant de gestion.

Pour accéder à un poste d’encadrement, il faut de l’expérience ainsi que la maîtrise du français ou de l’anglais (selon le lieu d’implantation de l’entreprise). Il est également possible d’acquérir ces connaissances avec un diplôme de type MBA.

Quel est le salaire d’un office manager ?

Le salaire pour un débutant commence à 26 000€ par an et peut atteindre 32 000€ par an. Pour les candidats expérimentés travaillant dans des entreprises internationales, le salaire annuel va de 32 000 à 50 000 €

Quelles sont les formations possibles au sein de Campuseo

cours-anglais-adultes

Formation à l’Anglais
L’anglais est la langue de la communication internationale par excellence.
Apprendre l’anglais vous donne en effet la possibilité d’accéder à une source importante de contenus et d’informations en ligne qui vous seront utiles dans votre vie professionnelle, qu’il s’agisse de trouver un fournisseur ou d’anticiper les nouvelles tendances de votre industrie.

formation cours excel

Formation Microsoft Excel
Cette Formation certifiante Microsoft Excel vous permettra d’aborder ce tableur dans son ensemble et accessoirement de vous réconcilier avec l’organisation et le classement de d’informations financières, ce qui simplifiera votre quotidien!

formation powerpoint

Formation Microsoft PowerPoint
Cette formation Powerpoint intégralement en ligne permet à toute personne n’ayant que très peu de connaissances sur ce programme de créer des présentation de diapositives!

formation word

Formation Microsoft Word
Cette Formation au logiciel Microsoft Word vous permettra  de vous initier ou de vous renforcer en fonction de votre niveau avec ce logiciel de traitement de texte indispensable et de passer la certification justifiant du niveau atteint.

Nos Guides Récents

Accord de branche

Qu’est ce qu’un accord de branche? Un accord de branche, également appelé convention de branche, est un texte contractuel conclu par les représentants des salariés et des employeurs pour des entreprises d’un même secteur d’activité. Cet accord porte sur les conditions de travail et d’emploi ainsi que sur les garanties …

Accord d’entreprise

Qu’est-ce qu’un accord d’entreprise ? Il s’agit d’un accord qui vise à adapter les règles générales prévues par le Code du Travail aux besoins spécifiques d’une entreprise. Il ne peut toutefois pas être contraire aux dispositions prévues dans le Code du travail. Quelle est la durée d’un accord d’entreprise ? Un accord …

Accord de l’employeur

Un salarié peut-il réclamer une formation à son employeur ? Oui. Mais, selon les cas, l’accord de l’employeur est indispensable. Si un employé souhaite participer à une formation en dehors de son temps de travail l’employé ne nécessite pas d’accord de la part de son employeur. En revanche si un …

Alimentation du CPF

La loi du 5 septembre 2018 a prévu la monétisation du compte personnel de formation et renvoyé à un décret, la fixation des montants et des modalités d’alimentation du CPF. Les nouvelles dispositions s’appliquent à compter du 1er janvier 2019. Les cas les plus fréquents L’alimentation du CPF est fixée à 500 …

Accord National Interprofessionnel (ANI)

C’est quoi un accord national interprofessionnel ? Un Accord National Interprofessionnel constitue un accord négocié au niveau national qui couvre l’ensemble des secteurs d’activité. Employeurs et salariés entament dialogue et négociations, auxquels sont conviées les organisations syndicales. Une fois le compromis trouvé, l’accord signé par les partenaires sociaux donne lieu …

CEP : conseil en évolution professionnelle

C’est quoi un cep Pôle emploi ? Le conseil en évolution professionnelle de Pôle emploi est un programme d’accompagnement global et personnalisé qui permet aux demandeurs d’emploi de faire le point sur leur situation, d’envisager leur avenir et de mobiliser toutes les ressources nécessaires pour réussir leur carrière. Qui peut …

Certificat de Qualification Professionnelle (CQP)

Le certificat de qualification professionnelle Le CQP, connu sous le nom de certificat de qualification professionnelle: permet de certifier les compétences acquises durant une une formation professionnelle ou par la validation de l’expérience acquise pendant une carrière professionnelle. Il est par ailleurs possible de développer ses compétences grâce à des …

Conseil National d’Évaluations de la Formation Professionnelle, CNEFP

Qu’est ce que le Conseil National d’Évaluations de la Formation Professionnelle, CNEFP? Officiellement installé le 5 mai 2011 et créé par l’accord national interprofessionnel du 5 octobre 2009 sur le développement de la formation durant la vie professionnelle, la professionnalisation et la sécurisation des parcours professionnel, le conseil national d’évaluation …

COAD : La certification ouverte à distance

Qu’est ce qu’une certification ouverte ? Une certification ouverte est une certification qui peut être passée en dehors d’un centre de passage d’examen pour certains cas uniquement en partie et pour d’autres dans son intégralité. La COAD permettant de libérer des contraintes de lieux et de moments grâce à l’intégration …

Compte personnel de formation

Compte personnel de formation Le CPF, ou Compte Personnel de Formation accessible depuis la plate-forme MonCompteFormation est en place depuis le début de l’année 2015 et est devenu le dispositif incontournable pour la formation professionnelle. Le CPF est facilement accessible en ligne ou depuis son portable et permet à toute …

Vérifiez votre
Éligibilité Pour obtenir un reste à charge de 0€

× Comment puis-je vous aider ?