L’office manager est un poste que l’on retrouve dans les pays anglo-saxons, c’est un métier à découvrir.
Au sein de l’entreprise, il est chargé d’assister son supérieur hiérarchique qui doit se concentrer sur les aspects commerciaux et managériaux de son travail laissant à l’office manager le soin de s’occuper de toute la gestion administrative.
Au quotidien, il participe au bon fonctionnement du service ou de l’entreprise en le coordonnant et en le supervisant avec soin pour s’assurer que tout fonctionne correctement
Il existe deux types de gestionnaires de bureau aujourd’hui. Le premier est en début de carrière et le second est plus senior, en milieu de carrière, déjà expérimenté.
En début de carrière comme office manager, vos premières responsabilités seront principalement dans la coordination des bureaux.
Vous assisterez les équipes et le personnel, gérerez la gestion opérationnelle des services généraux et transmettrez les informations aux services comptables.
Bras droit des opérateurs généraux, les office managers expérimentés ont un rôle transversal dans la structure de l’entreprise et sont responsables des projets stratégiques. Ils sont également chargés de coordonner la gestion des ressources humaines, de gérer les finances et les budgets et de superviser les services généraux.
En résumé : l’Office Manager est la clé du succès de toute organisation !
Les fonctions de l’office manager consistent généralement en une combinaison d’assistance exécutive de haut niveau et de gestion administrative, événementielle et comptable. L’OM est généralement chargé de gérer plusieurs missions en même temps :
La mission essentielle de l’office manager est d’assister le directeur d’une entreprise ou d’un organisme dans la réalisation des opérations administratives. Ces tâches comprennent le traitement du courrier, l’organisation des ordres du jour et des réunions ainsi que l’achat de fournitures pour un bureau. Un travail de recrutement est également effectué par cette personne qui s’assure que toutes les tâches administratives sont correctement traitées.
Il incombe à un chef de bureau de gérer les appels téléphoniques. Il doit recevoir, trier et traduire les messages pour ses supérieurs après avoir fait le tri de l’essentiel. Il/elle prépare et présente également des rapports ainsi que des bilans
Selon la taille de l’entreprise, un office manager peut également être responsable de la gestion du budget, c’est-à-dire de la préparation et du suivi des budgets pour s’assurer qu’ils sont respectés dans la réalité ou par d’autres personnes qui s’occupent de tâches liées à la comptabilité telles que la planification fiscale ou le contrôle des finances. Il est également chargé de superviser les projets qui ont été planifiés mais pas encore mis en œuvre et de suivre leur évolution dans le temps afin que tout reste sur la bonne voie.
L’OM assure la communication entre le directeur général et ses différents interlocuteurs internes (services, personnel, instances représentatives ou encore les différentes équipes de l’entreprise). Il gère également la communication externe. Il est en charge de tous les contacts avec les clients, les fournisseurs, les banques, les partenaires sociaux…
Vous pouvez trouver un poste de chef de bureau dans les petites et moyennes entreprises (PME) ou les petites entreprises d’une dizaine de salariés.
Les cabinets d’expertise comptable, les cabinets d’avocats et les entreprises actives dans le domaine des nouvelles technologies sont les principaux recruteurs qui exigent ces qualités.
Le rôle de l’Office Manager est d’apporter un soutien à toutes les équipes. L’OM doit être capable de faire face à différents contextes et interlocuteurs, parfois même à des personnes ayant des personnalités différentes. Ses responsabilités sont également variées : il peut faire le lien entre les employés et les managers, traiter des questions relatives aux finances, aux services généraux ou aux ressources humaines, ou encore organiser des événements au nom de l’entreprise.
La débrouillardise et la discrétion sont également des compétences nécessaires à ce poste, car on peut faire appel à lui à tout moment pour de nombreux types de tâches, par exemple : bien écouter lorsqu’un employé demande des informations sur quelque chose en rapport avec les finances ou les services généraux ; s’occuper discrètement mais efficacement d’événements particuliers (comme la restauration)
Le chef de bureau est responsable de toutes les tâches liées aux opérations administratives d’une organisation. Une des exigences pour ce poste est une parfaite maîtrise de Microsoft Office, typiquement Word, Excel et Powerpoint.
D’autres exigences comprennent d’excellentes compétences linguistiques en français, tant à l’écrit qu’à l’oral:
Elles sont nécessaires pour rédiger du courrier ou divers documents ainsi que pour négocier avec des visiteurs(étrangers) au téléphone ou en personne.
En plus de l’anglais qui doit être un atout étant donné qu’il est souvent obligatoire de parler une langue étrangère: généralement soit l’allemand, l’espagnol ou le mandarin
Ces compétences s’acquièrent avec le temps car l’expérience fait qu’elles sont obtenues automatiquement sans avoir eu de formation préalable
Il n’existe pas de formation spécifique à la gestion de bureau car le concept et les tâches sont très récents. Dans la plupart des cas, les recruteurs exigent un niveau bac+2 : BTS assistant de gestion et/ou PME-PMI assistant de gestion.
Pour accéder à un poste d’encadrement, il faut de l’expérience ainsi que la maîtrise du français ou de l’anglais (selon le lieu d’implantation de l’entreprise). Il est également possible d’acquérir ces connaissances avec un diplôme de type MBA.
Le salaire pour un débutant commence à 26 000€ par an et peut atteindre 32 000€ par an. Pour les candidats expérimentés travaillant dans des entreprises internationales, le salaire annuel va de 32 000 à 50 000 €
Formation à l’Anglais
L’anglais est la langue de la communication internationale par excellence.
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